Savremeni čovjek prisiljen je na e-poštu. Bez toga je nemoguće registrirati se u raznim internetskim projektima, otvarati račune na društvenim mrežama i voditi punopravni poslovni život. Tamo gdje je velik protok informacija, moraju postojati pravila za održavanje reda.
Jeste li ikad pokušali izbrojati koliko e-maila svakodnevno stiže u vašu pristiglu poštu? Ponekad je njihov broj veći od stotinu, a to nije ograničenje. Sasvim je očito zašto je teško pronaći zaista važna slova u takvom protoku informacija. Kako možete urediti stvari u svojoj pošti i izbjeći ponavljanje ovog kaosa u budućnosti?
Korijen problema
E-pošta je klasični komunikacijski kanal putem kojeg se informacije nastavljaju razmjenjivati u profesionalnom okruženju. Na svoj e-mail primamo obavještenja, projektnu dokumentaciju, račune za plaćanje, kontakte budućih poslovnih partnera itd. Kaos u e-pošti stvara nered u glavi: ne možete sakupljati misli, pamtiti važne podatke, lako je nešto zaboraviti, teško je nešto pronaći …
Otuda nedostatak vremena i jednostavna razdražljivost. Pa zašto ne pospremite svoju e-poštu jednom, a zatim je jednostavno nastavite neprestano držati?! Vjerujte, zadovoljstvo mi je raditi s takvom poštom!
Stavljanje stvari u red
Steknite naviku sortiranja dolazne korespondencije u kategorije: posao, lični, zabavni, zanimljivi itd. Možete čak započeti i sa sortiranjem slova po prezimenu ako zaista trebate. Obavezno koristite standardne naljepnice svoje usluge: označite slova kao važna, stavite ih zvjezdicama i drugim prepoznatljivim znakovima. Ne ostavljajte nepotrebne e-adrese u općem direktorijumu - odmah ih označite kao "neželjenu poštu". Također ne šteti ako se odjavite sa nepotrebnih poštanskih pošiljaka.
Naučite raditi s grupama slova. Samo označite određeni broj primljenih pisama sa sličnim karakteristikama i pošaljite ih u zasebni direktorij, izbrišite ih ili označite. To pomaže u učinkovitom rješavanju problema zbrke u velikom protoku dolaznih e-adresa.
Kad primite važne e-poruke, ali nećete moći odmah odgovoriti, označite ih najbogatijom standardnom oznakom: kad sljedeći put započnete s radom, prvo ćete ih primijetiti i odgovoriti im. Ako to ne učinite odmah, tada će se važna pisma izgubiti među drugima, a osobu ćete iznevjeriti ili nećete imati vremena učiniti nešto važno.
Postoje slova koja uopće nemaju smisla čuvati. Ako sa sigurnošću znate da je primljeno pismo očito neželjena pošta, odmah ga izbrišite, a da ga ni ne otvorite. Inače ćete svaki put naletjeti na to i gubiti vrijeme na ponovno čitanje naslova. U količini od jednog slova utrošit ćete nekoliko sekundi, ali kad ih ima puno, gubitak vremena ispada prilično opipljiv.
