Ljudi se brzo naviknu na e-poštu. Tijekom večeri možete razmijeniti desetak ili više poruka, a prepiska s prijateljima i rođacima vrlo često podsjeća na usmeni dijalog. Međutim, kad sastavljate poslovna pisma, morate se pridržavati pravila bontona, a ona su približno ista za e-poštu i običnu poštu.
Neophodno je
- - računar sa Internet vezom;
- - imenik.
Instrukcije
Korak 1
Navedite svrhu svoje poruke. Nije potrebno to zapisati, ali morate jasno razumjeti želite li postići novi ugovor, dobiti nove klijente, zaposliti novog zaposlenika, podnijeti zahtjev ili jednostavno čestitati partnerima na odmoru.
Korak 2
Razmislite ko bi tačno trebao primiti vaše pismo. Njegov oblik u velikoj mjeri ovisi o tome. Možda uopće ne trebate ništa pisati, ali bit će dovoljno nazvati telefonom, razgovarati o situaciji na specijaliziranom forumu ili riješiti problem osobno.
Korak 3
Odaberite vrstu slova. Za potrošača ovo može biti ponuda proizvoda ili usluge, druge informacije reklamne prirode. Možete provesti anketu. Banke klijente često podsjećaju na dugove ili nove uvjete kreditiranja. Informacije o slobodnim radnim mjestima i obavijest o zaposlenju možete poslati osobi koju biste željeli vidjeti u svom timu. Neke poruke zaposlenici firme moraju primiti u pisanom obliku. To su disciplinske informacije i upozorenje o smanjenju. Partneri obično dobijaju nove prijedloge, žalbe i izvinjenja.
Korak 4
Poslovno pismo mora sadržavati određene detalje, pa je bolje da obrasce odmah razvijete. Popunjeni obrazac može se poslati e-poštom u prilogu ili ispisati i poslati običnom poštom redovnom ili ovjerenom poštom. Na vrhu bi trebalo biti ime vaše kompanije, ili još bolje - logotip. Nešto ispod su datum i broj, a po potrebi i linkovi do mrežnih resursa (na primjer, ako su uslovi ugovora ili tenderska dokumentacija objavljeni na službenoj web stranici). Bolje zadržati kolonu za temu pisma. Neka bude podebljano. To će vašem adresatu omogućiti brzu navigaciju u dokumentima koji mu se svakodnevno šalju na potpis.
Korak 5
Navedite prezime, ime, prezime i položaj osobe kojoj je pismo namenjeno. Mnoge firme imaju vlastite web stranice ili barem početne stranice na Internetu. Tamo vjerovatno postoje kontakti. Možete nazvati sekretara i saznati ko je od zaposlenih uključen u određeno pitanje. Tvrtka može imati imenjake, pa čak i zaposlenike koji imaju isto prezime i inicijale.
Korak 6
Započnite svoje pismo ličnom adresom imenom i imenom. Bilo bi prikladno dodati joj riječ "poštovan", čak i ako pišete disciplinsko pismo. U uvodnom dijelu podsjetite adresata na prethodni kontakt, čak i ako je to bilo davno. Moguće je da se ovaj zaposlenik bavi mnogim problemima. Potrebno mu je pružiti priliku da se orijentiše, a istovremeno pokazati da cijenite njegovo vrijeme. To može biti veza do ugovora potpisanog određenog datuma ili poruka da je uprava pregledala životopis objavljen na web lokaciji. Ako pišete odgovor, navedite koju je radnju vaš ispitanik poduzeo kao okidač.
