Uredski službenici često moraju pisma slati faksom. Slučajevi mogu biti potpuno različiti, ali što učiniti ako ste prvi put suočeni s takvim problemom i apsolutno nemate pojma kako poslati pismo na faks.
Instrukcije
Korak 1
Sastavite svoje pismo u programu MS Word, koristeći obrazac koji možete koristiti u programu MS Publisher za dodavanje logotipa kompanije. Koristite MS EXEL ako trebate sastaviti i poslati proračunske tablice. Ako ćete poslati slike, one moraju imati.jpgG ekstenziju.
Korak 2
Imajte na umu da je veličina standardnog pisma koje se može poslati faksom A4 stranica. Potreban font za pisanje je najmanje 10 tačaka. Iz tog razloga, najbolje je da sve svoje misli držite na jednom listu kako ne biste morali slati informacije na više stranica.
Korak 3
Navedite sve informacije jasno i kratko. U pismu koje ćete poslati na faks napišite samo ono što će vašem korisniku biti korisno i zanimljivo. Ako vam je, na primjer, poslan određeni zahtjev, odgovorite mu tačno, bez odstupanja od teme, itd.
Korak 4
Ne umetajte male slike ili crteže u slova, mogu se zamagliti i kao rezultat, primalac će dobiti samo negativno mišljenje o vama ili vašoj kompaniji. Obavezno navedite svoju adresu, broj telefona / faksa ili druge podatke za kontakt na kraju poruke.
Korak 5
Odštampajte svoje pismo. Ispitajte dokument radi kvaliteta ispisa, trebao bi biti dobar, sva slova trebaju biti jasna i ne zamućena kako bi primatelj mogao razabrati tekst. Ako utvrdite bilo kakve nedostatke, ispravite ih i ponovo odštampajte pismo.
Korak 6
Otvorite ladicu za ulaganje dokumenata na faksu. Obično se nalazi na zadnjoj strani mašine. Stavite pismo licem prema dolje. Ako imate više listova, provjerite podržava li vaš faks masovno slanje, ako ne, morat ćete umetnuti svaki list zasebno.
Korak 7
Sačekajte zvučni signal, uređaj bi trebao podići papir. Birajte broj faksa vašeg primaoca. Pričekajte odgovor na drugom kraju žice.
Korak 8
Predstavite se i naznačite da želite poslati faks. Pritisnite dugme "Start" zajedno sa adresatom (obično kažu: "Start"). Faks će biti poslan ako su svi koraci dovršeni. Nemojte zamjenjivati cijev dok papir ne prođe skroz kroz uređaj.
Korak 9
Kliknite gumb "Kontakt" i navedite da li je vaše pismo poslano primaocu (da li je faks prošao). Ako je kvalitet prikaza loš, pokušajte ponovo sve korake.
